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Conditions d’adhésion

Vous devez avoir pris connaissance des présentes conditions générales d’adhésion aux Rencontres de l’Excellence Scientifique et Technique organisés par Objectif Sciences International avant de vous inscrire.

L’inscription aux Rencontres de l’Excellence d’Objectif Sciences International implique que les parents et les participants, ou le participant seul s’il a 18 ans et plus, acceptent les présentes conditions d’adhésion.

 Organisation

L’Association Objectif Sciences International est une Organisation Internationale Non Gouvernementale (OING) dont le siège se trouve à Genève dans le but d’être au plus près des instances internationales de l’ONU traitant des thèmes du Développement Durable.

Les Rencontres de l’Excellence sont organisés par les associations régionales que sont

- Centre de Séjours Scientifiques Vallée de l’Ance, à St-Anthème, en Auvergne (France),
- Centre de Séjours Scientifiques Canada-USA, à Schawinigan, au Québec (Canada),
- Centre de Séjours Scientifiques Pacifique Sud, à Hana Iti, sur l’île de Huahiné (Tahiti),
- Centre de Séjours Scientifiques Japon, à Kawazu Onsen, au sud de la Péninsule d’Izu (Japon),
- Centre de Séjours Scientifiques Afrique Centrale, à Isaale, à l’Est de la République Démocratique du Congo (RDC).

Chacune de ces associations suit scrupuleusement les règles de fonctionnement pédagogique, de sécurité, scientifique et logistique de l’OING Objectif Sciences International.

L’ensemble des équipes d’éducateurs scientifiques travaillent ensemble entre les différents Centres de Séjours Scientifiques.

Les Centres de Séjours Scientifiques bénéficient d’un Centre de Ressources commun qui appuie l’intégralité de leurs activités pour le meilleur déroulement possible mais aussi pour développer de nombreux échanges pédagogiques, scientifiques et organisationnels entre les différentes équipes de terrain de l’association.

 Participations aux frais

Les tarifs indiqués correspondent au montant qu’impliquent votre mission durant la Rencontre et que vous versez en tant que donateur de l’Association, dans le but de l’aider à poursuivre ses activités. Il en va de même pour tous les frais ou dépenses liés à votre mission ou à celle du jeune acteur (frais liés à la préparation de la mission, transport, vaccin, visa).

Le montant permettant de financer votre départ ou le départ du jeune acteur sur le terrain est indiqué sous réserve d’éventuelles erreurs d’impression, d’édition ou d’omissions. Il est toutes taxes comprises (TTC) et peut faire l’objet d’un reçu fiscal.

Par ailleurs, vous ou vos enfants viennent contribuer aux activités de Recherches scientifiques de l’Association dans le cadre pédagogique original qui a été mis en place par l’OING Objectif Sciences International afin de permettre à tous d’apprendre par la pratique et de se rendre utile au Développement Durable.

A partir du moment où vous vous êtes acquittés de votre don, l’Association a les moyens d’accueillir le nombre d’acteurs correspondant qui ont alors accès à l’ensemble des activités sur le séjour ainsi qu’à l’hébergement en pension complète, l’encadrement et l’assurance responsabilité civile.
Il est précisé que les missions prévues qui ne sont pas mises en œuvre (en votre absence ou en l’absence du jeune acteur) n’ouvrent, en aucun cas, droit à remboursement.

Ne sont pas inclus dans ces activités les transports pour rejoindre le séjour ni l’argent de poche laissé au libre arbitre des parents pour les jeunes acteurs.

 Réservation

La réservation de la place est effective dès l’inscription sur l’outil boutique en ligne de l’Association. L’inscription est prise en compte lors de la réception de la fiche d’inscription dûment remplie, accompagnée du paiement minimum du tiers de la participation aux frais de missions demandés.

Après avoir utilisé la boutique en ligne pour réserver les places, vous recevrez par email un formulaire à remplir. En cas de non réception de ce formulaire 6 jours plus tard, par email ou poste, et passé ce délai, la réservation pourra se voir annulée et la place sera considérée comme libérée et sera remise à disposition sur la boutique en ligne.

 Règlement

Le séjour doit être entièrement réglé impérativement 40 jours avant le début du séjour. Pour toute inscription tardive (moins de 40 jours avant le séjour), le montant devra être réglé en totalité en une seule fois.

Pour tout versement d’acompte, celui-ci devra être égal à 30% du coût du séjour. Par coût total, il est entendu que celui-ci comportera tout surcoût éventuel à savoir les frais de transport et l’assurance annulation.

En cas d’absence de règlement 40 jours avant le séjour et sans nouvelle de votre part, nous nous réservons le droit de considérer que le participant ou les parents annulent le séjour.

 Modalités de paiement

Les paiements se font par chèques, versements bancaires ou encore bons CAF, bons CPS chèques vacances ou par l’apport d’une aide financière d’un Comité d’Entreprise.

NB pour la France : si vous utilisez des bons CAF ou des chèques vacances, nous vous remercions de bien vouloir les inclure dans le même courrier qui contient le chèque du solde, et le cas échéant de nous les envoyer dès que possible par courrier séparé, ceci, afin de nous faciliter leur traitement administratif.

NB pour la Polynésie française : si vous utilisez des bons CPS, nous vous remercions de bien vouloir les inclure dans le même courrier qui contient le chèque du solde, et le cas échéant de nous les envoyer dès que possible par courrier séparé, ceci, afin de nous faciliter leur traitement administratif.

 Modifications

- de votre part :

  • Si vous désirez changer votre séjour jusqu’à 60 jours avant le début du camp aucun frais ne vous sera facturé. Si vous désirez modifier votre séjour entre 60 et 45 jours avant nous vous demanderons des frais de modifications de 30 €/30 $, et si vous désirez changer de séjour au delà des 30 jours précédent le séjour nous vous demanderons des frais de 60 €/60 $.
  • Si vous désirez changer de transport, aucun autre montant que la différence entre les deux transports ne vous sera demandée si vous nous prévenez plus de 60 jours avant le départ. Si vous nous prévenez entre 60 jours et 15 jours avant, nous vous demanderons des frais supplémentaires de 40 €/40 $ et si vous désirez changer de transport dans le courant des 15 jours précédent la date du départ nous serons dans l’obligation de conserver la totalité des frais du transport initial.
  • Le participant inscrit peut céder son contrat au plus tard 7 jours avant le début du séjour si le nouveau remplaçant remplit les mêmes conditions que lui.

- de la part de l’Association :

  • Il se peut que pour des raisons extérieures à l’association certaines modifications minimes soient apportées au contenu ou à l’organisation du séjour. Dans un tel cas le participant ne pourra pas demander de dédommagement. Par modifications minimes nous entendons des changements qui n’influent ni sur le bon déroulement du Projet Pédagogique préparé par les éducateurs ni sur les activités qui ont été présentées sur le catalogue.

 Annulation

- de la part du participant, si vous n’avez pas pris l’assurance annulation qui est proposée en option :

  • Si vous annulez dans les 7 jours qui suivent l’inscription, le remboursement du séjour vous sera effectué à 100% (sauf si vous rentrez dans l’un des cas suivants, en quel cas la règle suivante s’applique)
  • Si vous annulez plus de 45 jours avant le départ, 30 % du montant du séjour est conservé.
  • Si vous annulez moins de 45 jours avant le départ, 50% du montant total (séjour + voyage) reste dû.
  • Si vous annulez moins de 7 jours avant le départ, la totalité du montant (séjour + voyage) est conservée.
  • tout séjour commencé est dû en totalité, peu importe le motif du départ, sauf si vous décidez de prendre l’assurance annulation qui est proposée en option.

- de notre part :

Objectif Sciences International se réserve le droit d’annuler un séjour ou d’y faire des modifications importantes si des raisons climatiques ou matérielles l’y obligent ou si le nombre de participants est inférieur à 50% du nombre prévu. Dans ce cas, nous vous prévenons par courrier dans les meilleurs délais et nous vous proposons une solution de remplacement si celle-ci est nécessaire (en cas d’annulation notamment). Si aucune solution de remplacement ne vous convient, Objectif Sciences International vous rembourse intégralement et immédiatement les sommes versées.

De même, l’OING Objectif Sciences International se réserve un droit de refus pour tout participant si les conditions exigées ne sont pas pleinement remplies pour le séjour.

Pour connaître les conditions avec l’assurance annulation, veuillez vous référer au paragraphe suivant.

 Assurance optionnelle

Objectif Sciences International et les Centres de Séjours Scientifiques ont souscrit une assurance responsabilité civile et rapatriement [1] auprès de leur Assurance qui couvre l’ensemble de leurs activités. Toutefois, celle-ci ne couvre pas l’éventualité d’une annulation de votre séjour.

C’est pourquoi, nous vous proposons et vous conseillons de souscrire une assurance annulation complémentaire depuis cette page.

En cas d’annulation de votre part en possession de cette assurance annulation nous vous remboursons le montant du séjour retenu d’une franchise de 8% du montant total plus le montant de l’assurance, ainsi que les frais déjà encourus en cas d’une annulation au cours d’un séjour qui a déjà été commencé par le participant. Cette assurance n’est valable qu’en cas de maladie, accident ou décès de l’assuré ou d’un membre de sa famille proche (frère ou sœur, père, mère, beaux-parents, ou grands-parents).

Dans cette hypothèse, la demande d’annulation devra être adressée par lettre avec accusé de réception et comporter les certificats médicaux ou avis de décès. Objectif Sciences International se réserve le droit de refuser toute annulation pour défaut de pièces justificatives ou motifs inopérants.

 Photos et reportages

Les participants pourront être photographiés durant le séjour. Eux-mêmes et leurs parents (pour les jeunes acteurs) acceptent que ces photos réalisées par les membres de l’Association soient utilisées sur les sites Internet d’Objectif Sciences International et pour illustrer nos futures brochures. Ils acceptent également que des reportages TV, radios ou presse écrite puissent avoir lieu au cours des séjours et que les jeunes puissent être interviewés.

Ainsi, les participants et les parents d’enfants renoncent, par avance, à toute forme de recours, d’indemnisation ou de rémunération découlant des photographies et reportages réalisés.

 Frais médicaux

Les frais médicaux et d’ambulance qui sont engagés en cas de maladie ou d’accident peuvent parfois être avancés par l’Association organisatrice de la Rencontre de l’Excellence. En inscrivant un enfant à un tel séjour, les parents acceptent par avance de rembourser l’intégralité des sommes avancées. Il en va de même pour tout acteur adulte, participant à une Rencontre de l’Excellence.

Par ailleurs, les parents ou acteurs adultes acceptent par avance, qu’en cas d’urgence ou de nécessité, des dispositions appropriées telles qu’une hospitalisation ou une intervention chirurgicale puissent être prise par l’Association.
Bien entendu Objectif Sciences International conserve les documents nécessaires pour que vous puissiez demander le remboursement total ou partiel par la Sécurité Sociale et votre Mutuelle.

 Règles de vie en groupe

La vie en groupe entraîne quelques contraintes. Pour le bon déroulement du séjour, les participants s’engagent à respecter les règles de vie en groupe qui sont annoncées en début de séjour par l’équipe pédagogique. Dans le cas où le Directeur du séjour constate qu’il ne peut plus assumer la responsabilité d’un participant dont le comportement gêne les autres acteurs ou aurait des conséquences sur le déroulement du séjour, les parents s’engagent alors à prendre toutes les dispositions pour assurer son retour, sans délai et à leurs frais. La famille ne pourra exiger de remboursement et devra prendre en charge tous les autres frais liés au renvoi du participant.

 Réserves

L’Association met en œuvre le maximum de moyens nécessaires au bon déroulement des Rencontres. Cependant la responsabilité de l’association ne pourra être engagée en cas d’événement extérieur ni de force majeure (intempéries par exemple) ou étranger à ses employés et membres actifs. L’Association ne pourra pas non plus être tenue responsable dans le cas de violences en provenance d’autrui, vols, oublis ou pertes d’objets détenus par les participants, y compris si l’incident provenait d’un autre participant. Il est d’ailleurs expressément conseillé aux participants de ne pas emporter avec eux de matériel de valeur. Objectif Sciences International ne pourra être tenu responsable des changements d’horaires imposés par les compagnies de transport, les gares, ni des frais supplémentaires engendrés de ce fait (notamment billets de train non modifiables ou billets non remboursables pour vos déplacements jusqu’aux départs des voyages en groupe).

Enfin, Objectif Sciences International ne sera en aucun cas responsable et ne sera tenu à aucun remboursement si un participant, faute de document administratif, ne peut passer la frontière pour tout séjour à l’étranger.

Nous sommes bien entendu attentifs à limiter au maximum ces désagréments qui restent très rares, et ce, en particulier en vous prévenant le plus longtemps possible à l’avance de tout changement connu.

Pour pouvoir être prise en compte légalement, toute réclamation de votre part devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de 30 jours après le retour du séjour.

 Recours

En cas de litige ou de nécessité d’interprétation des présentes conditions d’adhésion aux séjours de vacances Séjours de Vacances Il s’agit de vrais séjours où vos enfants pourront à la fois découvrir le domaine scientifique de leurs choix mais également partir dans une région de France ou du monde qu’ils ne connaissent pas. Objectif Sciences International propose une large gamme de séjours pour les vacances de vos enfants selon le lieu et le domaine scientifique. Ils pourront choisir entre un stage de sept, quatorze et vingt huit nuits, et faire des combinaisons entre les différents domaines scientifiques. par un tiers seul sont compétents en dernier ressort les fors juridiques dont dépendent les Centres de Séjours Scientifiques organisateurs (Tribunal de Grande Instance de Clermont Ferrand en France, Cour du Québec de Shawinigan au Québec, Tribunal de Grande Instance de Papeete à Tahiti, Tribunal de Tokyo au Japon, Tribunal de Grande Instance de Kinshasa en RDC).

Ce Tribunal et tout autre organe de Justice ne pourra cependant être saisi, en vertu de ces présentes dispositions, seulement si les deux parties ont d’abord effectué une Médiation de conflit auprès d’un Médiateur choisi et accepté par les deux parties et que cette médiation a échoué.

Ce Médiateur de conflit ne sera lui-même compétent que si les deux parties ont déjà tenté au préalable de régler le désaccord à l’amiable.

[1] Assurance rapatriement : en cas d’événement survenant à plus de 50 km de leur domicile, les participants aux activités bénéficient d’une garantie d’assistance. Sont pris en charge :

  • les frais médicaux et d’hospitalisation engagés sur place
  • le rapatriement des blessés et malades graves
  • les frais de déplacement pour assister aux obsèques, en cas de décès d’un proche (frère ou sœur, père, mère, beaux-parents, ou grands-parents).


Admin, Amandine JANER, Thomas EGLI,
date de publication : 17 septembre 2010,
date de dernière mise à jour : 17 septembre 2010


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